Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Company X sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Żelaznej 51/53, 00-841 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001246886, NIP 5273222699, REGON 544978227, o kapitale zakładowym 5 000 zł. W sprawach związanych z ochroną danych możesz się z nami skontaktować pod adresem kontakt@braio.ai.

2. Jakie dane przetwarzamy

• dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy i rola w zespole,
• dane uwierzytelnienia i zawarcia umowy: skrót kryptograficzny hasła, identyfikatory sesji, zaakceptowana wersja regulaminu, czas akceptacji oraz potwierdzenie biznesowego charakteru usługi,
• dane rozliczeniowe: dane do faktury i historia płatności (płatności obsługuje zewnętrzny operator),
• dane o korzystaniu z produktu: logi zdarzeń, historia zadań i akceptacji, metadane uruchomień agentów,
• treści przekazywane agentom: dokumenty, wiadomości i dane z podłączonych integracji - w zakresie skonfigurowanym przez organizację i wynikającym z nadanych uprawnień,
• dane z formularza kontaktowego: imię i nazwisko, nazwa firmy, e-mail, telefon i treść wiadomości.

3. Po co i na jakiej podstawie

• świadczenie usługi Braio, w tym wykonywanie zadań przez agentów AI - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa),
• rozliczenia i księgowość - art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny),
• bezpieczeństwo, audyt działań agentów i zapobieganie nadużyciom - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes),
• podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie albo obsługa korespondencji osoby działającej w imieniu organizacji - odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO,
• komunikacja marketingowa - tylko po uzyskaniu odrębnej uprzedniej zgody, gdy jest ona wymagana; utworzenie konta ani wysłanie zapytania nie stanowi takiej zgody.

4. Administrator i podmiot przetwarzający

Company X jest administratorem danych konta, rozliczeń, kontaktu i bezpieczeństwa usługi. Gdy organizacja korzystająca z Braio przekazuje do agentów własne treści, dokumenty lub dane z integracji, co do zasady to ta organizacja ustala cele i sposoby ich przetwarzania, a Company X działa jako podmiot przetwarzający na jej udokumentowane polecenie. Organizacja odpowiada za podstawę prawną i zakres danych przekazywanych do usługi. Jeżeli organizacja zamierza przekazywać dane osobowe, dla których jest administratorem, przed takim przekazaniem musi uzgodnić z Company X warunki powierzenia w zamówieniu lub odrębnej umowie (DPA), obejmujące również zasady korzystania z podprocesorów. Samo utworzenie konta nie ustanawia takich warunków; do czasu ich wejścia w życie organizacja nie może przekazywać takich danych do funkcji agentowych. Informacje potrzebne do ich uzgodnienia można uzyskać pod adresem kontaktowym.

5. Odbiorcy danych i transfery

Region danych organizacji wynika z konfiguracji usługi lub zamówienia. W zależności od używanych funkcji odbiorcami danych mogą być dostawcy infrastruktury chmurowej, bazy danych, poczty, płatności, wsparcia, bezpieczeństwa oraz modeli AI, w tym AWS, Anthropic i OpenAI. Podstawowa infrastruktura obecnego środowiska produkcyjnego Braio jest wdrożona w regionie AWS eu-central-1 (Frankfurt); nie oznacza to, że każdy dostawca przetwarza dane wyłącznie w tym regionie. Treści przekazywane modelom ograniczamy do zakresu potrzebnego do wykonania zadania. Nie wykorzystujemy danych klienta do trenowania własnych modeli.

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosowana jest podstawa transferu właściwa dla danego dostawcy i konfiguracji, w szczególności decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne (SCC). Informację o aktualnym dostawcy, lokalizacji przetwarzania i możliwości uzyskania kopii właściwych zabezpieczeń można otrzymać pod adresem kontaktowym.

6. Jak długo i czy podanie danych jest obowiązkowe

Dane przetwarzamy przez czas niezbędny do świadczenia usługi, wykonania obowiązków prawnych oraz do upływu okresu przedawnienia możliwych roszczeń. Logi, dane audytowe i korespondencję usuwamy lub anonimizujemy, gdy nie są już potrzebne do celu, w którym zostały zebrane, z uwzględnieniem okresów wymaganych przez przepisy.

Dowód zawarcia umowy — obejmujący zaakceptowaną wersję regulaminu, odcisk dokumentu, czas akceptacji oraz imię i nazwisko, adres e-mail i nazwę organizacji zapisane w tej chwili — przechowujemy przez okres potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Ten ograniczony dowód może dlatego pozostać po anonimizacji konta operacyjnego.

Imię i nazwisko, nazwa organizacji, adres e-mail, hasło oraz potwierdzenia regulaminu i biznesowego charakteru usługi są wymagane do założenia konta; bez nich nie możemy zawrzeć i wykonać umowy o konto. Pola oznaczone gwiazdką w formularzu kontaktowym są potrzebne do obsługi wiadomości; nazwa firmy i telefon są dobrowolne. Dane przekazywane agentom i integracjom są dobrowolne, ale ich brak może uniemożliwić wykonanie wybranego zadania lub użycie danej integracji.

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją w dowolnym momencie wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Zgodę marketingową możesz wycofać, a sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego zgłosić tym samym kanałem, którym udzielono zgody, albo wiadomością na adres kontaktowy. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Żądania możesz kierować na adres kontakt@braio.ai.

8. Automatyzacja i pliki cookie

Agenci AI automatyzują zadania zgodnie z konfiguracją organizacji i nadanymi uprawnieniami. Company X nie wykorzystuje danych konta ani danych kontaktowych do profilowania osób lub podejmowania wobec nich decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Strona braio.app i aplikacja app.braio.app używają technicznych i funkcjonalnych plików cookie oraz podobnej pamięci przeglądarki, m.in. do utrzymania i ochrony sesji, zachowania ustawień organizacji, preferencji, onboardingu oraz szkiców tworzonych przez użytkownika. Nie używamy cookies marketingowych ani profilujących. Jeżeli to się zmieni, zaktualizujemy tę politykę i poprosimy o wymaganą zgodę.

9. Zmiany polityki

O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy na stronie oraz - jeśli masz konto - e-mailem, z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni.