Polityka prywatności

Wersja dokumentu: 2026-07-23. Aktualizacja dotycząca analityki: 28 lipca 2026.

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Company X sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Żelaznej 51/53, 00-841 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001246886, NIP 5273222699, REGON 544978227, o kapitale zakładowym 5 000 zł. W sprawach związanych z ochroną danych możesz się z nami skontaktować pod adresem kontakt@braio.ai.

2. Jakie dane przetwarzamy

• dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy i rola w zespole,
• dane uwierzytelnienia i zawarcia umowy: skrót kryptograficzny hasła, identyfikatory sesji, zaakceptowana wersja regulaminu, czas akceptacji oraz potwierdzenie biznesowego charakteru usługi,
• dane rozliczeniowe: dane do faktury i historia płatności (płatności obsługuje zewnętrzny operator),
• dane o korzystaniu z produktu: logi zdarzeń, historia zadań i akceptacji, metadane uruchomień agentów,
• dane analityczne strony i aplikacji, po udzieleniu zgody: odwiedzone adresy i tytuły stron, zdarzenia interakcji, przybliżona lokalizacja, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz pseudonimowy identyfikator klienta,
• treści przekazywane agentom: dokumenty, wiadomości i dane z podłączonych integracji - w zakresie skonfigurowanym przez organizację i wynikającym z nadanych uprawnień,
• dane z formularza kontaktowego: imię i nazwisko, nazwa firmy, e-mail, telefon i treść wiadomości.

3. Po co i na jakiej podstawie

• świadczenie usługi Braio, w tym wykonywanie zadań przez agentów AI - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa),
• rozliczenia i księgowość - art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny),
• bezpieczeństwo, audyt działań agentów i zapobieganie nadużyciom - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes),
• pomiar korzystania ze strony i aplikacji oraz skuteczności rejestracji za pomocą Google Analytics 4 - art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda),
• podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie albo obsługa korespondencji osoby działającej w imieniu organizacji - odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO,
• komunikacja marketingowa - tylko po uzyskaniu odrębnej uprzedniej zgody, gdy jest ona wymagana; utworzenie konta ani wysłanie zapytania nie stanowi takiej zgody.

4. Administrator i podmiot przetwarzający

Company X jest administratorem danych konta, rozliczeń, kontaktu i bezpieczeństwa usługi. Gdy organizacja korzystająca z Braio przekazuje do agentów własne treści, dokumenty lub dane z integracji, co do zasady to ta organizacja ustala cele i sposoby ich przetwarzania, a Company X działa jako podmiot przetwarzający na jej udokumentowane polecenie. Organizacja odpowiada za podstawę prawną i zakres danych przekazywanych do usługi. Jeżeli organizacja zamierza przekazywać dane osobowe, dla których jest administratorem, przed takim przekazaniem musi uzgodnić z Company X warunki powierzenia w zamówieniu lub odrębnej umowie (DPA), obejmujące również zasady korzystania z podprocesorów. Samo utworzenie konta nie ustanawia takich warunków; do czasu ich wejścia w życie organizacja nie może przekazywać takich danych do funkcji agentowych. Informacje potrzebne do ich uzgodnienia można uzyskać pod adresem kontaktowym.

5. Odbiorcy danych i transfery

Region danych organizacji wynika z konfiguracji usługi lub zamówienia. W zależności od używanych funkcji odbiorcami danych mogą być dostawcy infrastruktury chmurowej, bazy danych, poczty, płatności, wsparcia, bezpieczeństwa oraz modeli AI, w tym AWS, Anthropic i OpenAI. Podstawowa infrastruktura obecnego środowiska produkcyjnego Braio jest wdrożona w regionie AWS eu-central-1 (Frankfurt); nie oznacza to, że każdy dostawca przetwarza dane wyłącznie w tym regionie. Treści przekazywane modelom ograniczamy do zakresu potrzebnego do wykonania zadania. Nie wykorzystujemy danych klienta do trenowania własnych modeli.

Po udzieleniu zgody odbiorcą danych analitycznych jest Google Ireland Limited, a w zakresie jego infrastruktury i wsparcia także Google LLC. Google Tag Manager służy do zarządzania tagami, a Google Analytics 4 do pomiaru korzystania z serwisu. Dane mogą być przetwarzane poza EOG na podstawie właściwego mechanizmu transferowego Google, w tym decyzji o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowych klauzul umownych.

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosowana jest podstawa transferu właściwa dla danego dostawcy i konfiguracji, w szczególności decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne (SCC). Informację o aktualnym dostawcy, lokalizacji przetwarzania i możliwości uzyskania kopii właściwych zabezpieczeń można otrzymać pod adresem kontaktowym.

6. Jak długo i czy podanie danych jest obowiązkowe

Dane przetwarzamy przez czas niezbędny do świadczenia usługi, wykonania obowiązków prawnych oraz do upływu okresu przedawnienia możliwych roszczeń. Logi, dane audytowe i korespondencję usuwamy lub anonimizujemy, gdy nie są już potrzebne do celu, w którym zostały zebrane, z uwzględnieniem okresów wymaganych przez przepisy.

Dowód zawarcia umowy - obejmujący zaakceptowaną wersję regulaminu, odcisk dokumentu, czas akceptacji oraz imię i nazwisko, adres e-mail i nazwę organizacji zapisane w tej chwili - przechowujemy przez okres potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Ten ograniczony dowód może dlatego pozostać po anonimizacji konta operacyjnego.

Dane zdarzeń analitycznych przechowujemy przez okres ustawiony w konfiguracji usługi Google Analytics 4. Informację o aktualnym okresie można uzyskać pod adresem kontaktowym. Cookie Google Analytics _ga może być zapisane maksymalnie na 2 lata, chyba że wcześniej wycofasz zgodę, usuniesz cookies albo przeglądarka zastosuje krótszy okres. Cookie zapisujące wybór zgody przechowujemy przez 12 miesięcy.

Imię i nazwisko, nazwa organizacji, adres e-mail, hasło oraz potwierdzenia regulaminu i biznesowego charakteru usługi są wymagane do założenia konta; bez nich nie możemy zawrzeć i wykonać umowy o konto. Pola oznaczone gwiazdką w formularzu kontaktowym są potrzebne do obsługi wiadomości; nazwa firmy i telefon są dobrowolne. Dane przekazywane agentom i integracjom są dobrowolne, ale ich brak może uniemożliwić wykonanie wybranego zadania lub użycie danej integracji.

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją w dowolnym momencie wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Zgodę marketingową możesz wycofać, a sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego zgłosić tym samym kanałem, którym udzielono zgody, albo wiadomością na adres kontaktowy. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Żądania możesz kierować na adres kontakt@braio.ai.

8. Automatyzacja i pliki cookie

Agenci AI automatyzują zadania zgodnie z konfiguracją organizacji i nadanymi uprawnieniami. Company X nie wykorzystuje danych konta ani danych kontaktowych do profilowania osób lub podejmowania wobec nich decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Strona braio.app i aplikacja use.braio.app używają technicznych i funkcjonalnych plików cookie oraz podobnej pamięci przeglądarki, m.in. do utrzymania i ochrony sesji, zachowania ustawień organizacji, preferencji, onboardingu oraz szkiców tworzonych przez użytkownika.

Kontener Google Tag Manager jest uruchamiany z Consent Mode v2: domyślnie pamięć analityczna, reklamowa, dane użytkownika na potrzeby reklam i personalizacja reklam mają stan „odmowa”. Przed zgodą Google Analytics nie zapisuje identyfikatora _ga; Google może otrzymać ograniczone, bezcookie'owe sygnały techniczne i stan zgody. Po zaakceptowaniu analityki zezwalamy wyłącznie na pamięć analityczną. Pamięć reklamowa, dane reklamowe i personalizacja pozostają wyłączone.

Zdarzenie udanej rejestracji zawiera wyłącznie metodę rejestracji, np. „email”, bez adresu e-mail, imienia ani innych danych kontaktowych. Zgodę możesz odrzucić lub w dowolnym momencie zmienić przyciskiem „Ustawienia cookies”. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

9. Zmiany polityki

O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy na stronie oraz - jeśli masz konto - e-mailem, z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni.